ALGEMENE VOORWAARDEN
LEES DEZE VOORWAARDEN GRONDIG DOOR VOORALEER U EEN AFSPRAAK BOEKT.
Door het boeken hiervan verklaart u zich akkoord met onderstaande voorwaarden en bepalingen.
Deze voorwaarden zijn geldig op al de diensten van Nicky Van de Velde fotografie.
ARTIKEL 1: DOEL
De FOTOGRAAF biedt fotodiensten aan voor de privé- en openbare sector. De diensten staan beschreven op zijn website.
ARTIKEL 2 – BOEKING EN BEVESTIGING
Een fotosessie kan geboekt worden via e-mail, de website van de FOTOGRAAF of via het platform fotostudio.io.
De boeking is pas bindend en de datum wordt pas definitief vastgelegd nadat het volledige bedrag op voorhand werd betaald.
Bij uitblijven van betaling binnen 48 uur na het versturen van de betalingsinformatie, is de FOTOGRAAF niet verplicht de datum te behouden of de dienst te leveren.
Door de boeking te plaatsen, verklaart de KLANT zich volledig akkoord met deze algemene voorwaarden.
De betaling geldt als expliciete aanvaarding van deze algemene voorwaarden.
ARTIKEL 3 – BETALING
• De prijs voor de fotosessie bedraagt {shoot_price} inclusief btw.
• De volledige betaling dient steeds op voorhand te gebeuren via overschrijving of online betaling.
• Een boeking staat pas vast na volledige betaling. Zolang dit niet is gebeurd, kan de FOTOGRAAF de datum aan iemand anders toewijzen.
• Extra kosten (bv. verplaatsing buiten 15 km, overnachting) kunnen apart worden aangerekend indien dit vooraf werd meegedeeld.
• Extra retouches op aanvraag na levering van de beelden worden aangerekend aan 100 € per aanvraag.
Indien de klant niet betaalt zoals overeengekomen, kan de FOTOGRAAF:
• De sessie annuleren zonder terugbetaling
• De foto’s niet leveren
• Vergoeding eisen voor de geleden schade, inclusief administratieve kosten en interesten conform het wettelijk kader
ARTIKEL 4 – ANNULEREN EN VERPLAATSEN
Annuleren door de KLANT:
• Bij annulering van de geboekte sessie door de KLANT, om welke reden dan ook, wordt geen terugbetaling in geld voorzien.
• In plaats daarvan ontvangt de KLANT een tegoedbon ten waarde van het betaalde bedrag min 50€ administratiekosten.
• Deze tegoedbon:
• is 12 maanden geldig,
• is persoonlijk en niet overdraagbaar,
• en kan enkel gebruikt worden voor een nieuwe fotosessie bij dezelfde FOTOGRAAF.
• Annuleren dient steeds schriftelijk te gebeuren, minimaal 48 uur voor de geplande sessie.
• Bij annulering minder dan 48 uur op voorhand vervalt het recht op een tegoedbon en is er geen terugbetaling mogelijk.
Deze regeling geldt ongeacht de reden van annulatie, tenzij de FOTOGRAAF op eigen initiatief beslist om bij uitzonderlijke gevallen (zoals een overlijden of ziekenhuisopname) af te wijken en een gedeeltelijke terugbetaling of langere geldigheidsduur van de tegoedbon toe te staan. Dit gebeurt enkel na overleg en mits bewijs. inclusief ziekte, familiale omstandigheden of persoonlijke overmacht, tenzij expliciet anders overeengekomen met de FOTOGRAAF
2. Verplaatsen van de sessie
De KLANT kan de sessie éénmalig kosteloos verplaatsen, mits dit minstens 48 uur op voorhand schriftelijk wordt gemeld.
Bij een tweede of volgende verplaatsing wordt er een administratieve kost van 50€ ingehouden op het eerder betaalde bedrag.
De KLANT ontvangt dan een tegoedbon ter waarde van het resterende bedrag (totaalbedrag min €50).
Bij het opnieuw inplannen van een sessie, wordt dit bedrag in mindering gebracht en dient de KLANT enkel het resterende verschil bij te betalen.
Verplaatsen door de FOTOGRAAF:
• De FOTOGRAAF behoudt zich het recht voor om de afspraak om eender welke reden te verplaatsen of te annuleren. In dat geval zal in overleg met de KLANT een nieuwe datum worden gepland.
•De KLANT erkent en aanvaardt dat hij/zij in géén enkel geval recht heeft op schadevergoeding, terugbetaling of enige andere financiële compensatie, ongeacht de reden van verplaatsing of annulering door de FOTOGRAAF.
Slecht weer:
• Enkel bij regen, hagel of storm wordt de shoot kosteloos verplaatst.
• Bij bewolkt of koud weer gaat de shoot gewoon door.
• Bij verplaatsing door weersomstandigheden is dit losstaand van de kosteloze verplaatsing door de klant.
ARTIKEL 5 – UITVOERING VAN DE SHOOT
• De FOTOGRAAF voert de shoot uit naar eigen stijl en artistieke visie.
• De klant aanvaardt dat dit geen resultaatsverbintenis is.
• Beoordeling op basis van persoonlijke smaak is geen geldige reden tot klacht of terugbetaling.
• Vertragingen door de klant worden van de shoottijd afgetrokken.
• Indien de klant meer dan 30 minuten te laat is, wordt de sessie geannuleerd en vervalt het recht op een tegoedbon. Er vindt geen terugbetaling van het reeds betaalde bedrag plaats.
ARTIKEL 6 – NABEWERKING EN AANPASSINGEN
• De FOTOGRAAF levert geen onbewerkte (RAW of ongeretoucheerde) foto’s aan de KLANT.
• De bewerkingsstijl valt volledig onder de artistieke vrijheid en het professionele oordeel van de FOTOGRAAF.
• Enkel de door de FOTOGRAAF professioneel bewerkte foto’s mogen door de KLANT worden gebruikt.
• Bij elke fotosessie ontvangt de KLANT een indicatief aantal professioneel bewerkte beelden, dat afhankelijk is van het type shoot:
• Minisessie (30 minuten): circa 30 bewerkte foto’s
• Standaard uurshoot (60 minuten): circa 60 bewerkte foto’s (van toepassing op reguliere sessies zoals cakesmash, kinderen, koppels, huisdieren, gezinsportretten, enzovoort)
• Newbornshoots: circa 60 bewerkte foto’s, afhankelijk van het verloop van de sessie
• Het vermelde aantal beelden is een richtlijn en kan naar boven of beneden afwijken afhankelijk van de medewerking van de KLANT, de omstandigheden en het verloop van de shoot. Het definitieve aantal bewerkte beelden wordt door de FOTOGRAAF vastgesteld en is bindend.
Hoewel een standaard uurshoot gemiddeld 60 minuten duurt, kan de sessie in de praktijk iets langer uitlopen. Dit verandert echter niets aan het fotopakket of de prijs, en het blijft een ‘uurshoot’ zoals omschreven in deze voorwaarden.• Voor speciale edities of tijdelijke acties (zoals seizoensgebonden shoots of themadagen) kunnen afwijkende voorwaarden gelden inzake duur van de sessie en het aantal te leveren beelden. Deze worden steeds vooraf duidelijk gecommuniceerd via de website of sociale mediakanalen van de FOTOGRAAF. De vermelde voorwaarden van die specifieke actie zijn bindend en vervangen tijdelijk de standaardafspraken uit dit artikel.
• Eventuele extra bewerkingen of aanpassingen na levering van de beelden worden niet standaard inbegrepen en worden afzonderlijk gefactureerd.
Gebruik van AI en bezwaar
De FOTOGRAAF maakt gebruik van AI-technologieën in het bewerkingsproces van beelden.
De KLANT erkent en accepteert dat AI integraal deel uitmaakt van dit proces.
Indien de KLANT voor de fotosessie bezwaar heeft tegen het gebruik van AI, dient dit schriftelijk gemeld te worden. Bij het uitblijven van tijdig bezwaar wordt stilzwijgend toestemming verondersteld.
Bezwaar of klachten over het gebruik van AI na betaling of na de fotosessie kunnen niet meer worden geaccepteerd als reden voor terugbetaling, schadevergoeding of annulering.
Indien de KLANT ondanks dit bezwaar toch de opdracht wenst te annuleren of weigert, behoudt de FOTOGRAAF zich het recht voor een administratieve kost van €50 in rekening te brengen.
ARTIKEL 7 – LEVERING
• Beelden worden binnen een termijn van maximaal 8 weken geleverd, tenzij anders afgesproken.
• Levering gebeurt digitaal via een beveiligde link of privégalerij.
• Enkel JPEG-bestanden worden geleverd. RAW-bestanden blijven eigendom van de FOTOGRAAF.
• Na levering is de KLANT verantwoordelijk voor het veilig opslaan van de bestanden.
ARTIKEL 8 – AANSPRAKELIJKHEID
• De FOTOGRAAF is niet aansprakelijk voor slecht weer, technische problemen, overmacht of omstandigheden buiten zijn wil.
•In uitzonderlijke gevallen, zoals bij overlijden van de baby of een langdurige ziekenhuisopname waardoor een newbornshoot voor 6 weken niet mogelijk is, kan na overleg en op basis van bewijs een gedeeltelijke terugbetaling plaatsvinden waarbij €50 aan onkosten wordt ingehouden, of kan het volledige bedrag omgezet worden in een tegoedbon.
ARTIKEL 9 – INTELLECTUELE EIGENDOM
• De FOTOGRAAF behoudt alle auteursrechten.
• De KLANT mag de beelden enkel voor persoonlijk gebruik inzetten.
• Bij publicatie moet steeds de naam van de FOTOGRAAF vermeld worden.
• Beelden mogen niet aangepast, bewerkt of commercieel gebruikt worden zonder schriftelijke toestemming van de FOTOGRAAF.
ARTIKEL 10 – PORTRETRECHT
Bij het boeken van de fotosessie gaat de KLANT er stilzwijgend mee akkoord dat de FOTOGRAAF de gemaakte foto’s voor commerciële doeleinden mag gebruiken (bijvoorbeeld voor publicatie, promotie op websites en sociale media, tentoonstellingen, drukwerk en andere promotionele activiteiten).
Indien de KLANT deze automatische toestemming wenst te beperken, dient hij dit uitdrukkelijk en schriftelijk voor het boeken van de shoot aan de FOTOGRAAF kenbaar te maken. Alleen indien de FOTOGRAAF schriftelijk instemt met de beperking, geldt dat de beelden niet voor commerciële doeleinden worden gebruikt. In alle andere gevallen behoudt de FOTOGRAAF onherroepelijk en zonder verdere toestemming het recht de gemaakte foto’s commercieel te publiceren.
ARTIKEL 11 – VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE KLANT
- De KLANT erkent dat alle belangrijke informatie over de fotoshoot, inclusief voorwaarden, voorbereidingen, en tips, beschikbaar is in de infobrochure. Deze brochure kan kosteloos worden gedownload via de website en het Instagram profiel van de FOTOGRAAF. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de KLANT om deze informatie voor het boeken aandachtig te lezen. Door het maken van een boeking verklaart de KLANT op de hoogte te zijn van de inhoud van de infobrochure en hiermee akkoord te gaan.
2. Correcte en tijdige communicatie
De KLANT is verantwoordelijk voor het tijdig en correct doorgeven van alle noodzakelijke gegevens (zoals naam, locatie, contactgegevens en specifieke wensen) die nodig zijn voor een goed verloop van de fotosessie.
3. Stipt aanwezig zijn
De KLANT dient stipt op het afgesproken tijdstip aanwezig te zijn op de locatie van de shoot. Bij meer dan 30 minuten te laat vervalt de sessie zonder recht op terugbetaling, zoals bepaald in dit contract.
4. Vlotte en veilige samenwerking
Bij shoots met kinderen of dieren zorgt de KLANT zelf voor de begeleiding en veiligheid van deze personen of dieren. De FOTOGRAAF is niet verantwoordelijk voor het gedrag of de veiligheid van kinderen of dieren tijdens de fotosessie.
5. Respect voor materiaal en locatie
De KLANT is verantwoordelijk voor schade die door zijn/haar nalatigheid wordt toegebracht aan materiaal van de FOTOGRAAF (zoals decor, kledij of apparatuur), of aan de locatie waar de shoot doorgaat.
6. Respectvol gedrag
Er wordt verwacht dat de KLANT zich respectvol opstelt tegenover de FOTOGRAAF en eventueel aanwezige assistenten. Bij grensoverschrijdend of storend gedrag heeft de FOTOGRAAF het recht om de shoot onmiddellijk stop te zetten zonder terugbetaling of tegoedbon.
7. Opvolgen van levering & downloaden
Na oplevering van de foto’s ontvangt de KLANT een online galerij met downloadlink. Het is de verantwoordelijkheid van de KLANT om de foto’s binnen een termijn van 7 dagen te downloaden en veilig op te slaan. Na deze periode kan de toegang tot de galerij worden afgesloten.
8. Back-up maken van foto’s
- Na levering van de beelden is het de eigen verantwoordelijkheid van de KLANT om zelf een back-up te maken.
- De FOTOGRAAF behoudt zich het recht voor om de galerij na 7 dagen offline te halen. De FOTOGRAAF is niet verplicht om een kopie van de beelden na deze termijn nog te bewaren of opnieuw aan te leveren. Het is de verantwoordelijkheid van de KLANT om zelf tijdig een back-up te maken.
ARTIKEL 13 – PRIVACY EN GEGEVENS
• De persoonsgegevens van de KLANT worden enkel gebruikt voor de correcte uitvoering van de overeenkomst en boekhouding.
• Gegevens worden niet doorgegeven aan derden, behalve indien noodzakelijk.
ARTIKEL 14 – HERROEPINGSRECHT
• Overeenkomstig artikel VI.47 van het Wetboek van Economisch Recht heeft de consument het recht om binnen 14 kalenderdagen na de totstandkoming van de overeenkomst zonder opgave van redenen te herroepen, voor zover de shoot nog niet heeft plaatsgevonden. Dit herroepingsrecht vervalt bij boekingen binnen 30 dagen voor de geplande sessie of indien de dienst al (gedeeltelijk) is uitgevoerd met instemming van de klant.
• Bij herroeping houdt de FOTOGRAAF steeds een administratieve kost van 50€ in.
• Boek je minder dan 1 maand op voorhand? Dan vervalt het herroepingsrecht.
ARTIKEL 15 – SLOTBEPALINGEN
• Indien één bepaling van dit contract ongeldig blijkt, blijven de andere bepalingen geldig.
• Betwistingen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank van de woonplaats van de FOTOGRAAF of voor consumenten van de KLANT.
• Vanaf betaling van de boeking verklaart de KLANT zich akkoord met alle bepalingen van dit contract.
- Alle bepalingen in dit contract vormen de volledige overeenkomst tussen de partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.